1. Définissez vos objectifs et votre calendrier pour l’événement

Organiser un événement est une entreprise de grande envergure. Avant d’aller trop loin, réfléchissez à la raison pour laquelle vous voulez l’accueillir. Cherchez-vous à élargir votre clientèle ? Augmenter vos recettes de vente ? Éduquer les clients ? Recruter de nouveaux employés ?

Vous pouvez même vous rendre compte qu’un événement n’est pas le meilleur choix pour atteindre votre objectif. Après tout, seules 49 % des entreprises utilisent le marketing événementiel comme canal dans leur campagne de marketing multicanal.

Mais si vous êtes prêt à aller de l’avant avec un événement, élargissez votre objectif en précisant vos participants cibles. Si vous êtes prêt à organiser un événement, élargissez votre objectif en précisant vos participants cibles. Par exemple, un événement ayant un objectif d’engagement ciblera les prospects en haut de l’entonnoir.

Ces déterminations dicteront beaucoup de vos décisions par la suite.

C’est également le bon moment pour fixer le calendrier de votre événement. Cela vous aidera à déterminer le temps dont vous disposez pour chacune des étapes suivantes.

Vous ne voulez pas choisir une date où il y a beaucoup d’autres conférences dans votre secteur d’activité cible pour plusieurs raisons :

– Augmentation des prix de location

– Diminution de la participation

– Plus difficile de se démarquer

Faites des recherches pour savoir quand la majorité des événements de votre secteur se produisent, et choisissez une date en dehors de ce domaine.

Vous devez également vous assurer que la date est suffisamment éloignée pour que tout soit fait sans s’épuiser.

2. Établissez votre budget

C’est la partie la moins glamour de toute la panoplie, mais il faut savoir comment payer toutes les choses amusantes (nourriture, haut-parleurs, butin, canons à confettis). Après tout, les événements peuvent être assez coûteux.

Pour les entreprises qui ont organisé des événements, 21 % de leur budget marketing a été consacré à ces événements. Il est important de bien répartir vos ressources.

Voici quelques éléments à prendre en compte lors de la planification de votre budget événementiel :

– La logistique de l’événement (taille, durée, lieu, personnel, expédition)

– Besoins en logiciels (des outils de niche pour l’affichage numérique aux logiciels de gestion d’événements nécessaires)

– Expérience nécessaire (restauration, équipement audiovisuel, décorations)

– Les équipements (par exemple, les offres de bien-être, les adoptions de chiens, les sacs à main, etc.)

– Dépenses supplémentaires (vous voulez toujours avoir une certaine marge de manœuvre)

Une fois que vous avez calculé exactement combien tout cela va coûter, vous êtes prêt à faire une analyse de rentabilité pour savoir où va tout cet argent.

3. Trouvez votre lieu de réunion

Si vous organisez un événement de plus grande envergure, vous devrez sélectionner la ville dans laquelle vous prévoyez d’organiser l’événement. Si vous organisez un événement local de moindre envergure, cela ne pose pas de problème. Quoi qu’il en soit, planifiez un événement qui soit facilement accessible à la majorité de vos consommateurs, prospects et publics cibles.

Une fois que le lieu général est fixé, il est temps de choisir le lieu spécifique.

Dressez une liste restreinte des lieux que vous souhaitez explorer en vous basant sur les lieux d’événements populaires dans la région, les recommandations d’autres entreprises et les publications professionnelles locales. Vérifiez le lieu et/ou sa société de portefeuille autant que vous le pouvez par vous-même, puis programmez des visites des lieux qui subsistent sur votre liste.

Voici quelques questions à vous poser et à poser aux vendeurs que vous rencontrez lors de ces visites :

– De combien de salles (grandes et petites) aurez-vous besoin ?

– Quelle est la proximité de l’aéroport ?

– Quelle est la proximité de plusieurs hôtels ?

– Le lieu a-t-il déjà conclu un accord avec une société de restauration ?

– Quel équipement audiovisuel est inclus dans la location ?

– Quelle est leur politique de sécurité ?

– Quels sont les équipements qu’ils proposent ?

4. Sélectionnez votre technologie

Il y a beaucoup de logiciels. Certains seront utiles pour votre événement, et d’autres pourraient l’être pour de futurs événements.

Au niveau le plus élémentaire, lisez le guide d’achat des logiciels de gestion d’événements et déterminez quel outil vous convient le mieux.

Le logiciel de gestion d’événements peut vous aider pour l’inscription, la promotion, l’organisation et, surtout, à ce stade de la planification.

Vous devriez également envisager les outils suivants :

1.            Pour les billets, la promotion et les paiements : Logiciel de réservation d’événements

2.            Pour les panneaux lors de l’événement proprement dit : Logiciel de signalisation numérique

3.            Pour la retransmission en direct de la conférence : Logiciel de conférence web

4.            Pour le marketing et la promotion : Logiciel de marketing par courriel et de gestion des médias sociaux

5.            Pour l’expérience des participants : Applications mobiles pour les événements

6.            Pour l’événement lui-même : Logiciel de conférence

Si vous investissez dans plusieurs outils, assurez-vous qu’ils s’intègrent tous les uns aux autres avant de dépenser votre argent. Cela garantira une expérience utilisateur sans faille, et que rien ne passe à travers les mailles du filet.

Vous devez également vous assurer que vos participants bénéficient d’une expérience tout aussi fluide lors de leur inscription. Faites en sorte qu’il soit aussi facile que possible pour votre public de trouver le chemin du bouton d’achat.

Une façon d’y parvenir est de vous assurer que vos différents logiciels de marketing (automatisation du marketing, marketing par courrier électronique et marketing des médias sociaux, pour n’en citer que quelques-uns) peuvent s’intégrer à votre logiciel d’inscription.

5. Trouvez vos partenaires et fournisseurs

Selon le lieu que vous choisissez, ils peuvent proposer des offres spéciales ou avoir leur propre traiteur interne et des offres audiovisuelles. Si vous ne pouvez pas faire appel à des fournisseurs extérieurs, vous devez vérifier s’ils proposent des offres particulières dont vous pouvez profiter (par exemple, ils peuvent proposer des offres pour les organisations à but non lucratif ou des réductions si vous atteignez un certain seuil de participation).

Si vous êtes autorisé à faire appel à des fournisseurs tiers, faites le tour du marché pour vous assurer que vous obtenez la meilleure offre.

Au-delà de la nourriture, de la vue et des sons, vous devez vous renseigner sur les points suivants :

– Transport (aller et retour pour les personnes qui séjournent à l’hôtel)

– Offres de bien-être (y compris des cours de fitness, l’adoption de chiens, des cours d’artisanat, etc.)

– Agence d’intérim (pour s’assurer que votre événement dispose de tout le personnel nécessaire)

– Sécurité (pour garantir la sécurité de votre événement)

– Divertissement (parce que les événements ne doivent pas être uniquement des affaires)

Vous souhaitez également être à l’affût de tout partenaire potentiel qui pourrait aider à financer et à organiser cet événement. En combinant les ressources, vous réduisez vos propres coûts en termes d’argent et de ressources, tout en augmentant potentiellement la participation en touchant des marchés inexploités auxquels votre partenaire a accès.

Pour les mêmes raisons que celles évoquées pour le choix du lieu, il est toutefois important de bien sélectionner vos partenaires et votre fournisseur.

6. Déterminez votre principale attraction

Qu’est-ce qui va inciter les gens à assister à votre événement ?

C’est peut-être le sujet, ou les orateurs. Cela dépend de l’événement, et plus que cela, cela dépend de vos participants.

Pensez à votre public. Qu’est-ce qui va les enthousiasmer ? Qu’est-ce qui va les motiver ?

Si, par exemple, vous organisez un banquet de remise de prix pour votre entreprise, la nourriture pourrait faire partie de la soirée, mais les prix sont ce sur quoi tout le monde va se concentrer. Si vous organisez un événement d’entreprise, pensez au marché que vous exploitez et à ses points faibles. Que doivent-ils savoir ? Trouvez des intervenants qui peuvent en parler.

Essayez de vous concentrer sur les attractions qui ont un grand attrait. Si votre attraction est une personne/un groupe de personnes, trouvez quelqu’un qui a un grand nombre de fans passionnés et qui sera désormais plus susceptible de participer à votre événement.