Pourquoi utiliser Slack (ou un outil similaire) ? Le monde d’aujourd’hui évolue très rapidement. Et la concurrence ne dort jamais. Il est absolument essentiel d utiliser des outils pour obtenir un avantage concurrentiel. Surtout lorsqu’il s’agit d’outils à portée de main. Comme les plateformes de communication en ligne Slack, Mattermost, Google Chat, etc. Jetons un coup d’œil à l’une des plus populaires. Comment utiliser Slack efficacement?

 

Nous avons construit notre application avec une approche se basant sur la distance en premier en utilisant Slack dès le premier jour. Nous vous apportons l’expérience de première main de plusieurs années de synchronisation purement en ligne. Nous avons également vérifié de nombreuses ressources disponibles (articles, conseils, mode d’emploi, vidéos) et avons sélectionné la crème de la crème des conseils sur la façon d’utiliser Slack efficacement. Aors, vous allez télécharger slack download ?

 

Vous n’avez pas besoin de suivre le chemin douloureux ou de faire les recherches vous-même. La liste est ici juste pour vous :

 

#1 Utiliser les canaux pour créer un bureau virtuel

 

Comme vous êtes maintenant assis à la maison ou dans votre café préféré, vous avez besoin d’un lieu virtuel pour naviguer. Au bureau, vous pouvez rendre visite à d’autres équipes, organiser une réunion dans une salle de réunion ou vous retrouver pour bavarder dans une cuisine.

Créons cet espace dans le monde virtuel. 

Dans Slack, il existe des canaux pour cela. Ils peuvent être publics, privés, à accès restreint… Mais concentrez-vous surtout sur l’espace public :

1. Créer un canal dédié pour chaque projet (par exemple #proj-great-launch-2020). Déplacez toutes les mises à jour de statut, les notes de réunion, les discussions, les fichiers et les commentaires dans ce canal. Les informations sont centralisées et facilement accessibles, elles ne sont plus éparpillées dans de multiples fils de messagerie [Slack].
2. Créer des canaux d’équipe (par exemple #team-marketing), et les utiliser pour les discussions spécifiques à l’équipe et pour rester connecté tout au long de la journée. Épinglez les fichiers importants, les brèves de projet, les FAQ sur le canal d’équipe où tout le monde peut facilement les trouver.
3. Selon la taille de votre équipe ou de votre entreprise, vous pouvez utiliser les canaux d’équipe pour organiser vos réunions quotidiennes ou vos stand-ups. Ou vous pourriez créer un canal dédié pour tout le monde comme #coordination.
4. Créer des canaux pour des événements et des tâches spécifiques (par exemple, #event-board-meeting-may20, #triage-sales-may20). Ceux-ci sont généralement de courte durée et archivés après l’événement.
5. Créer des canaux où les gens peuvent chercher une aide spécifique pour des domaines donnés (par exemple, #help-finance, #help-it). Veillez à doter les canaux de personnel et à ce qu’il y ait toujours quelqu’un en service (ou dans un délai raisonnable).
6. Créer des salles de réunion virtuelles pour des sujets spécifiques, des activités de loisirs, des bavardages, etc. afin de maintenir l’interaction entre les gens (par exemple, #coffee-best-pizza). Attention toutefois à ne pas sacrifier l’efficacité (nous y reviendrons plus tard).
7. Créer des canaux généraux (c’est-à-dire #general) pour des catégories spécifiques d’annonces. Ces canaux ne sont pas utilisés si fréquemment et ont généralement des droits d’affichage limités à des personnes spécifiques.

Une séparation correcte des canaux de communication est la façon d’utiliser la communication Slack efficacement et de rester concentré.

 

#2 Nommez vos canaux avec des intentions

 

Avez-vous remarqué comment nous avons utilisé des préfixes dans les noms de canaux dans l’astuce #1? 

Nommer correctement vos canaux est une façon simple de communiquer clairement le sujet et la pertinence à ceux qui envisagent de se joindre. Cela permet également de s’assurer que la collaboration reste ciblée. Les conventions de dénomination cohérentes des canaux permettent de les trouver facilement.

 

#3 Utiliser des canaux et des fils de discussion publics

 

Des études montrent que plus de la moitié des travailleurs à distance se sentent déconnectés de l’entreprise. Il est absolument essentiel de maintenir les gens engagés et informés. Sans une présence physique, c’est beaucoup plus difficile.

 

Notre équipe a eu du mal à le faire lorsque nous avons réalisé que la plupart des discussions se déroulaient dans des chats privés. Les canaux publics étaient pour la plupart silencieux. Et ceux qui ne sont pas si bavards se retrouvaient soudainement au pays de nulle part.

 

La règle de base est d’amener les discussions (qui ne sont pas strictement privées) sur les canaux publics autant que possible. Utilisez les fils de discussion pour organiser diverses discussions au sein des canaux. Les fils de discussion sont utiles pour que plusieurs sujets ne se mélangent pas. 

 

#4 Utiliser des rappels de messages

 

Il y a de nombreuses occasions où vous recevez un message Slack que vous savez vouloir traiter, mais vous n’avez tout simplement pas le temps. Heureusement, Slack vous permet de définir un rappel, et il vous notifiera le message à un moment donné dans le futur. Il suffit de cliquer sur les trois points à côté de n’importe quel message, et de demander à Slack de « me rappeler ce message ». 

 

Cela vous aide à mieux organiser votre temps. Nous recommandons d’utiliser la méthode d’Eisenhower ou la gestion de l’énergie.

 

#5 Créer des connexions

 

La vidéo peut facilement et rapidement clarifier tout malentendu. De plus, les gens sont généralement plus amicaux lorsqu’ils traitent avec quelqu’un en face à face.

Aussi, prenez le temps de célébrer les succès. C’est l’une des principales parties pour garder les gens motivés. Il peut également être mis en œuvre dans votre processus d’amélioration continue.

 

Pensez à des moyens d’impliquer toute l’équipe. Utilisez des toasts basés sur la vidéo ou des happy hours avec toute l’équipe. Chacun peut apporter son plat ou sa boisson préférée et raconter aux autres son origine, et décrire son odeur et son goût.

Les managers doivent prêter une attention supplémentaire à leurs annonces et à leurs canaux de discussion car vous manquerez les discussions de café et de couloir. Nous recommandons également de ne pas faire l’impasse sur la structure de l’organisation. Cela peut avoir un très mauvais impact sur les managers qui vous sont rattachés. Ils se sentiront exclus ou, pire encore, incompétents. Leurs directs ne sauront plus qui fixe les objectifs et les tâches.