J’entends souvent la question suivante : pourquoi engager un planificateur d’événements alors que je peux le faire moi-même ? Eh bien, la réponse est simple ! Que voulez-vous obtenir de votre événement et pouvez-vous y parvenir ?

Les planificateurs d’événements sont des professionnels compétents dans la coordination, la logistique et la gestion de tous les aspects des événements professionnels, de loisirs, de divertissement ou récréatifs (selon leur domaine d’expertise). 

Voici les principaux avantages de faire appel à un organisateur d’événements professionnel.

 

1. Coût

La plupart des gens supposent qu’en planifiant eux-mêmes un événement, ils réduiront les coûts et économiseront de l’argent. Généralement, c’est parce qu’ils ont conclu que le temps des coordinateurs/planificateurs d’événements n’est pas gratuit et qu’ils sont très chers. Cependant, il y a plus à considérer que le coût initial. Les coordinateurs/planificateurs d’événements ont souvent établi des relations de confiance et durables avec des lieux, des vendeurs, des conférenciers et d’autres fournisseurs, nécessaires pour faire de votre événement un succès. Grâce à ces relations, les organisateurs d’événements ont accès à des remises et à des offres spéciales qui ne sont pas toujours disponibles pour le grand public. Les coordinateurs d’événements professionnels ont également une vaste expérience lorsqu’il s’agit de domaines où les coûts peuvent être réduits, ce qui permet donc réellement à un client d’économiser de l’argent.

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2. Connaissances et expérience

Avec le temps, les planificateurs d’événements acquièrent des connaissances approfondies et une grande sagesse concernant les événements et les fêtes. Ils connaissent les dernières tendances, les lieux les plus récents, les couleurs chaudes, les secrets d’économie de budget et les détails que vous ne connaissez peut-être pas si vous ne planifiez qu’un ou deux événements par an. En plus d’avoir l’expérience et les connaissances nécessaires à l’organisation d’un événement, un coordinateur d’événements aura construit un large réseau de vendeurs et de fournisseurs locaux de confiance. Il effectuera une analyse des risques et connaîtra les domaines qui présentent le plus grand risque d’échec de l’événement. 

 

3. Temps

Choisir de planifier votre événement au début peut sembler facile. Toutefois, vous découvrez rapidement qu’il y a beaucoup de tâches qui doivent être complétées, confirmées ou vérifiées, pour s’assurer que l’événement se déroule correctement. Un planificateur d’événements professionnel sera dédié à s’assurer que l’événement est livré à temps et dans le budget, après tout, c’est son travail.

 

4. Marketing de l’événement

Pour les événements sociaux, tels que les mariages ou les fêtes d’anniversaire, il n’y a pas besoin de se soucier du marketing de l’événement. Pour un événement plus important comme un événement d’entreprise faisant la promotion d’un nouveau produit ou un gala à but non lucratif, la liste des invités est bien différente. Dans ces cas, il se révèle impératif de veiller à ce que l’événement soit commercialisé de manière efficace afin de s’assurer que les invités souhaités se présentent effectivement. Un coordinateur d’événement professionnel disposera des outils, des connaissances et des réseaux pertinents pour garantir que l’événement soit un succès éclatant.

 

5. Sans stress

C’est peut-être le domaine le plus important. Un gestionnaire d’événements professionnel vous débarrassera de tout le stress et des maux de tête qui accompagnent la planification d’un événement. Les compétences organisationnelles d’un planificateur d’événements garantissent que le calendrier de votre événement est distribué à tous les fournisseurs qui vous aident et qu’il est respecté.

Finalement, le bon planificateur sera une véritable extension de vous-même. Il fera tout le  » gros travail  » pour que vous puissiez être un hôte serein à votre événement et avoir l’opportunité de réseauter efficacement. C’est le bon moyen pour faire une impression favorable dont vos invités se souviendront longtemps.